Dokumentfangst på 1-2-3

Martha Heggland - Klikk for stort bilete

Martha Heggland leiar arbeidsgruppa som jobbar med dokumentfangst. Det er mange ressurspersonar frå dokumentsenteret og tenesteområda som bidrar i arbeidet. Målet er å sikre arkivverdig informasjon og samtidig ivareta personvern og effektive arbeidsflytar. - Vi ser at dette kvalitetsarbeidet har resultert i mindre manuell journalføring og arkivering. Vi jobbar for å auke kjennskapen til dei verktøya vi har slik at fleire kan utnytte moglegheitane som ligg der. Dette arbeidet støttar opp om å vere digitalt førsteval, seier Martha.

Eit enormt potensiale

Det er avdekka eit enormt potensiale for å jobbe smartare med dokumenthandtering. Dei fleste skjema kan vere digitale, og med skjemaløysinga ACOS Interact og Interact Flow er det enkelt å bygge skjema og lage gode arbeidsflytar. – Vi kan sette opp automatisk avlevering til websak og fagsystem, og gevinstane er at vi kan redusere bruken av internpost, sikre rett arkivering og unngå tidstjuvane med manuell handtering, seier Martha.  

Ranselpost - før og no...

Dokumentfangsten starta med skule og barnehageområde og her er dei eit godt stykke på veg. Grete Lofthus, merkantil på Os barneskule og Tove Strønen på Lunde barneskule er to av dei som har jobba med å kartlegge rutinane for skjema ved alle skulane. Det har blitt laga fleire nye digitale skjema som er lett tilgjengeleg for elevar, føresette og lærarar. Eitt av skjema som har fått ny arbeidsflyt er årsrapport for elevane. 

FØR...
merkantil leverer eit dokument til lærar, som igjen legg det på skrivepulten til eleven.

Lærar må gjerne bruke litt tid av timen til å fortelle om dette dokumentet, og kva eleven skal gjere med det. Eleven tar det med heim (det er da litt krøllete, og kanskje litt matflekker på). Foreldre må underskrive, og legge det tilbake i sekken. Eleven leverer det til sin lærar, som leverer det til merkantile. Kontoret kan skanne eller sende det i internpost til dokumentsenteret, som så skanner, og deretter legg det i fjernarkivmappe for oppbevaring i tre månader. Det digitale dokumentet blir dermed lagt i eleven si elevmappe, og dei må registrere avsendar ved å slå opp i folkeregisteret.   

NO…
Foreldre får ei lenke i brevet Vedtak om skuleplass, eller ein sms med ei lenke

 dersom skulen manglar samtykkeskjema i elevmappa. Føresette klikker på lenka, logger inn ved bruk av bank-ID og signerer digitalt.

 

Samtykke ligg i elevmappa eit par minutt etterpå, og ingen treng å gjere noko meir.

Dette var tilsvarande reise for all type ranselpost som skal tilbake til skulen. Det er fleire samtykkeskjema, som blant anna bruk av IKT, eller samtykke til overføring av fødselsnummer til inntakskontoret. No er skjema for føresette samla på ei side på nettsida og det er enkelt å finne fram. 

 

Tove Strønen og Grete Lofthus

- Gevinsten for oss er at det er færre dokument som må skannast. Det har gitt oss ein betre dokumentflyt og dokumenta legg seg rett i elevmappa. Det er sikrare både internt og eksternt. Vi har kome langt, men det er framleis fleire skjema og dokument som ikkje er ferdigstilt. Det er mange som kan ha stort utbytte av å ta fatt på dokumentfangst. Eit tips er å få oversikt over kva dokument som skal digitaliserast og ha god kvalitetssikring undervegs. Det er også viktig å ha gode rutinar for å sende ut informasjon til alle brukarane om endringane, seier Tove og Grete.

 

Skjemabank for interne skjema

Personal og lønn er godt i gang med dokumentfangst-arbeidet. Det har vore mange tungvinte prosessar for interne skjema. Jannicke Vågen er ei av dei som er tett på arbeidet. – Det er sårbart når korrespondanse mellom leiar og personalkonsulent skjer på e-post. Det er lite fleksibelt og det blir fort flaskehalsar ved eventuell sjukdom eller fråvær. Digitale skjema som automatisk går i websak gjer at vi er fleire saksbehandlarar som kan jobbe i ei sak, seier ho.

Det er vanleg at interne skjema blir sendt hit og dit, fram og tilbake før saka kan bli avslutta. Ved å lage flyt på eit internt skjema blir mykje av arbeidet automatisert. Eit eksempel er Søknad om overføring av ferie. No kan tilsette fylle ut skjema på nett, leiar som står oppført får ei lenke på e-post for vidare behandling. Når dette er gjort får den tilsette beskjed om at overføring av ferie er godkjent/avslått, før saka blir sendt til personalmappa i websak. Samtidig får lønnsavdelinga varsel slik at dei kan oppdatere uttak av ferie i HRM. Ein stor del av jobben består av å teste at skjema og arbeidsflyten fungerer. I skjemasenteret på Innsio kan du sjå korleis arbeidet er gjort. Planen er at kvart område skal følgje oppsettet som personal brukar med skildring av skjema, målgruppe og lenke til prosedyre i EQS.

Tar for seg område for område

Arbeidet vidare blir å ta for seg eitt område av gangen. Etter barnehage, skule og personal skal landbruksavdelinga starte dokumentfangsten. Her skal vi blant anna kvalitetssikre betre innsyn i arkivsaker og gjere digitale skjema meir tilgjengeleg for innbyggarane. I dag blir det sendt mykje e-post manuelt som både avsendar og dokumentsenteret brukar mykje tid på å hente informasjon frå og arkivere til rett saksnummer. - Dokumentfangst er noko heile organisasjonen vil få meir av. Og gevinsten er både betre kvalitet og tid! Alt ligg til rette og no gjeld det å gjere løysingane kjent og bygge vidare på dei gode erfaringane vi har fått, seier Martha.        

Vil du bidra til effektiv dokumentfangst?

Dersom du veit om eit analogt skjema som bør bli digitalt, eller ein arbeidsflyt som kan forenklast kan du ta kontakt med Martha Heggland. Vurderer du behovet for eit digitalt skjema bør du lese rutinane for utvikling av skjema som ligg i kvalitetssystemet EQS.
E-post: hegm@bjornafjorden.kommune.no

Les artikkel på NRK.no: Viktige dokument blir ikkje arkivert - det kan få store konsekvenasar