Personvernerklæring for Bjørnafjorden kommuneBjørnafjorden kommune har som mål at personvern og informasjonssikkerheit skal vere ein naturleg del av vår verksemd. Kommunen skal behandle personopplysningar om innbyggarane på ein sikker, lovleg og rettferdig måte. Denne personvernerklæringa inneheld informasjon om korleis vi samlar inn og behandlar personopplysningar. Erklæringa inneheld også informasjon om kva for rettar du har når vi behandlar personopplysningar om deg. All behandling av personopplysningar i kommunen skal skje basert på grunnleggande personvernprinsipp. Dette inneber at vi skal behandle personopplysningar om deg: lovleg, rettferdig, korrekt og ope basert på tydeleg definerte føremål på ein måte som avgrensar innsamlinga til det som er nødvendig på ein måte som gjer at opplysningane ikkje blir lagra lengre enn det som er nødvendig eller pålagt konfidensielt og verna mot utilsikta endring på ein tilgjengeleg måte på ein måte som sikrar at at opplysningane er oppdaterte på ein ansvarleg måte for å sikre personvernet til den enkelte For meir informasjon, sjå personvernforordninga artikkel 5 og Datatilsynet sine sider om personvernprinsipp Kva er personregelverket og kva er personopplysningar? Personvernregelverket Personvernregelverket i Noreg består av personopplysningsloven med eventuelle forskrifter, samt personvernforordninga. EU si personvernforordning blei gjort til norsk lov i juli 2018, då ny personopplysningslov trådde i kraft. Personvernforordninga gjeld for alle land i EØS/EU og regulerer om, og i så fall korleis, verksemder kan behandle personopplysningar. Personopplysningsloven med forskrifter stiller opp norske særreglar for personvern. For meir informasjon, sjå personopplysningsloven og Datatilsynet sine sider om personopplysningsloven med forordning og når denne gjeld. Personopplysningar Personopplysningar er alle opplysningar som kan knyttast til ein enkeltperson. Dette kan til dømes vere namn, identifikasjonsnummer, fødselsdato, telefonnummer, adresse, bilete, e-postadresse og opplysningar om finansielle tilhøve. Personvernregelverket skil mellom personopplysningar og særlege kategoriar av personopplysningar (også kalla sensitive personopplysningar). Sensitive personopplysningar er opplysningar om rasemessig eller etnisk opphav, religion, helseopplysningar, seksuelle forhold eller orientering, politisk oppfatning, filosofisk overbevisning eller fagforeiningsmedlemskap, samt genetiske og biometriske opplysningar. Slike sensitive personopplysningar krev eit ekstra vern. For meir informasjon, sjå: Personvernforordninga artikkel 4 (1) og 9 og Datatilsynet sine sider om kva personopplysningar er. Kvifor behandlar vi personopplysningar om deg? Kva er føremålet med behandlinga? Bjørnafjorden kommune behandlar personopplysningar når vi skal tilby kommunale tenester og/eller utføre lovpålagte oppgåver, og for å kunne saksbehandle spørsmål og innspel frå deg. Å «behandle personopplysningar», betyr for eksempel at vi samlar inn opplysningar, registrerer dei, lagrar dei, strukturerer dei eller utleverer dei til andre. Dersom Bjørnafjorden kommune ønskjer å behandle personopplysningar som ikkje er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgåver, vil du bli informert om at det er frivillig om du vil gi frå deg opplysningane, samt kva føremålet med behandlinga er. Dette vil for eksempel vere tilfelle når vi sender ut spørjeundersøkingar. For meir informasjon, sjå: Personvernforordninga artikkel 4 (2) og artikkel 5 (b) Kva er det rettslege grunnlaget for behandlinga av dine personopplysningar? Utøving av offentleg mynde For at Bjørnafjorden kommune skal kunne levere kommunale tenester til deg er det nødvendig å behandle personopplysningar. Kommunen er lovpålagt å tilby ulike tenester til innbyggarane sine, og det er lovar med forskrifter som utgjer det rettslege grunnlaget for å behandle dine personopplysningar i dei fleste tilfelle. Her er nokre sentrale lovar og forskrifter som regulerer kommunen si behandling av personopplysningar: Personopplysningsloven med forskrifter og tilhøyrande personvernforordning Offentlegloven med forskrifter Forvaltningsloven Arkivloven Kommuneloven Regnskapsloven E-kom-loven For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 6 og 9 og Datatilsynets nettsider om å ha behandlingsgrunnlag. Avtale I nokre tilfelle kan vi ha inngått ein avtale med innbyggarar. I slike tilfelle vil vi ofte ha behov for å behandle personopplysningar for å kunne oppfylle denne avtalen. Spesielt om samtykke I tilfelle der kommunen ønskjer å behandle personopplysningar om deg utan at vi har heimel i lov, kan vi be om ditt samtykke til behandlinga. I slike tilfelle vil du bli informert om kva behandlinga går ut på og aktivt bli beden om å samtykke til behandlinga. Samtykket ditt skal vere frivillig, og du kan når som helst trekke det tilbake.. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 7 og Datatilsynet sine nettsider om samtykke. Skildring av rettsleg grunnlag per tenesteområde Under følgjer ei kort skildring av sentrale behandlingsgrunnlag for dei tenesteområda i kommunen som behandlar store mengder personopplysningar med eit særleg behov for beskytting. Oversikta er ikkje uttømmande, og fokuserer på tenesteområde vi forventar at flest registrerte vil ha interesse av å få informasjon om. Utfyllande informasjon om kvar enkelt sektor si behandling av personopplysningar går fram av kommunen sine behandlingsprotokollar. Desse kan du få innsyn i på førespurnad. Spesielt for barnehage og skule Bjørnafjorden kommune skal tilby sine innbyggarar tilgang på barnehagar og skule som ein del av dei kommunale tenestene. Behandling av personopplysningar i barnehagar og skule vil primært skje som eit ledd i å tilby ei lovpålagt teneste som er regulert i følgande lover: Barnehagelova med forskrifter Opplæringslova med forskrifter Spesielt for helse og velferd Bjørnafjorden kommune skal tilby sine innbyggarar tilgang på helsehjelp og anna sosial hjelp som ein del av dei kommunale tenestene. Behandling av personopplysningar i helsesektoren vil primært skje som eit ledd i å tilby ei lovpålagt teneste som er regulert i følgande lover: Helseregisterlova Helse- og omsorgstenestelova Sosialtenestelova Barnevernlova Lov om psykisk helsevern Lov om kommunale helse- og omsorgstenester Lov om pasientrettar Pasient- og brukarrettigheitslova Helsepersonellova Pasientjournalforskrifta Psykisk helsevernlova Spesialisthelsetenestelova Forskrift om kommunens helsefremmende og forbyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen Tiltaksforskrifta Spesielt om kultur, mangfald og likestilling Bjørnfjorden kommune tilbyr tenester til innbyggarane for å legge til rette for kulturopplevingar, og bidra til auka mangfald og likestilling. Behandling av personopplysningar for å ta i vare desse tenestene skjer primært som ledd i å utøve offentleg mynde eller utføre tenester i allmennheita si interesse. I enkelte tilfelle er samtykke frå, eller avtale med, den registrerte grunnlaget for å behandle dei aktuelle personopplysningane. Der behandling av personopplysningar skjer som eit ledd i å tilby ei lovpålagt teneste, er det hovudsakleg heimla i følgande lover og forskrifter (ikkje uttømmande liste): Opplæringslova Forskrift til opplæringslova Statsborgarlova Integreringslova Sosialtenestelova Pasient- og brukarrettigheitslova Kva typar personopplysningar samlar vi inn? Generelt i kommunen Avhengig av tenestene vi tilbyr, behandlar for forskjellige opplysningar om deg. Dette kan til dømes vere: Kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer og e-postadresse Opplysningar som er nødvendige for å identifisere deg, til dømes fødselsnummer, id-nummer, kjønn og statsborgarskap Opplysningar om din relasjon til andre, til dømes namn på ektefelle, sambuar, barn og sivilstatus Opplysningar knytt til dei tenestene du som innbyggar bruker, til dømes barnehage, skule, byggesak, renovasjon og helsetenester Opplysningar om innhald i ei sak, om søknad og vurderingar Helseopplysningar Spesielt for barnehage og skule Kommunen tilbyr barnehage og skule til innbyggarane. Vi nyttar ulike fagsystem, i tillegg til kommunen sitt sentrale sak- og arkivsystem, for å kunne tilby slike tenester. Under er ei liste over type opplysningar som, ut over dei opplysningstypane som blir behandla generelt i kommunen, blir behandla innanfor tenesteområda barnehage og skule. Informasjon om kva skule og klassetrinn eleven tilhøyrer, samt om eventuelle undergrupper Opplysningar om utdanning og yrkesval Resultat av kartleggingar og vurderingar Lydopptak, bilete og video Føresette sin sivilstatus Informasjon om etnisk opphav For vaksenopplæringa registrerer vi i tillegg følgande opplysningar (ikkje uttømmande liste): Elevnummer Skulearbeid og vurderingar, derunder prøveresultat Saksopplysningar Kandidatopplysningar Kartlegging og vurdering av kompetanse Fråvær Sakkunnig vurdering Spesielt for helse og velferd Kommunen tilbyr ei rekke helsetenester til innbyggarane generelt, samt omsorgsbustader til eldre innbyggarar. Vi nyttar ulike fagsystem, i tillegg til kommunen sine sentrale administrative system, for å kunne tilby slike tenester. Under er ei liste over typer opplysningar som, ut over dei opplysningstypane som blir behandla i kommunen, blir behandla innanfor tenesteområdet helse og velferd (ikkje uttømmande liste): Opplysningar om pårørande Journalopplysningar Opplysningar om religiøs overtyding Informasjon om eventuelle bekymringsmeldingar Informasjon om eventuelle straffesaker Eventuelle vurderingar av heimel for tvang Opplysning om innmeldar (viss relevant) Opplysningar om verge (viss relevant) Opplysningar om avlastar (viss relevant) For nyankomne innvandrarar og flyktningar blir i tillegg følgande opplysningar behandla (ikkje uttømmande liste): Opphavsland Språk Opphaldsstatus Tolkbestilling Reiseinformasjon Opplysningar om etnisk bakgrunn For arbeid, sosiale tenester og bustad behandlar vi i tillegg følgande opplysningar (ikkje uttømmande liste): Opplysningar om eventuelle bekymringsmeldingar Opplysningar om eventuelle straffedommar/lovbrot Bilete Videokonsultasjonar Skildring av hendingar Sivilstand Informasjon om familierelasjonar Sosiale forhold Arbeidsevne Arbeidssituasjon Økonomiske opplysningar Bustøtte Informasjon om rushistorikk/rusmiddelbruk Opphaldsgrunnlag i Noreg (for ikkje-norske statsborgarar) Barnefar Termindato Spesielt for kultur, mangfald og likestilling Kommunen tilbyr tenester innan fagområda kultur, mangfald og likestilling. Vi brukar ulike fagsystem, i tillegg til kommunen sine sentrale administrative system, for å kunne tilby slike tenester. Under er ei liste over typer opplysningar som, ut over dei opplysningstypane som blir behandla generelt i kommunen, blir behandla innanfor tenesteområda for kultur (ikkje uttømmande liste): Utdanning Arbeidserfaring Familieforhold Sosiale forhold Buforhold Juridiske forhold Økonomiske opplysningar Kor hentar vi opplysningane frå? Frå deg Bjørnafjorden kommune samlar i mange tilfelle inn personopplysningar direkte frå deg når du søker om ei teneste frå kommunen. Frå andre offentlege etatar Ved lovpålagte oppgåver og tenester kan vi, der det er nødvendig, hente opplysningar om deg frå andre offentlege myndigheiter eller offentlege register. Dette er typisk frå Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Kven deler vi personopplysningar med? Overføring av opplysningar internt i EU/EØS I nokre tilfelle blir dine personopplysningar overførte til eksterne mottakarar. Dette vil typisk vere andre offentlege verksemder, som til dømes NAV, ulike sjukehus, Utdanningsdirektoratet, Skatteetaten, med fleire. I tilfelle der vi deler personopplysningar med andre offentlege verksemder, skjer det som oftast som følge av lovpålagte oppgåver. Bjørnafjorden kommune bruker også eksterne leverandørar til å levere ulike system og tenester til oss, og dine personopplysningar kan bli behandla i slike system. I slike tilfelle vil den enkelte leverandøren ha tilgang til opplysningane dine. Kommunen har databehandlaravtale med sine eksterne leverandørar, som regulerer behandlinga av personopplysningar og sikkerheita rundt behandlinga for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. Blir personopplysningar overførte til EU/EØS? Bjørnafjorden kommune jobbar for at alle personopplysningar vi behandlar berre skal behandla innanfor EU/EØS. I nokre tilfelle vil imidlertid opplysningane bli overførte ut av EU/EØS, til såkalla tredjeland. I slike tilfelle er sikringsnivået garantert anten ved beslutning frå EU-kommisjonen om at det berørte landet sikrar eit tilstrekkeleg nivå eller ved bruk av såkalla standard personvernbestemmingar som er vedtekne av EU-kommisjonen. Automatisert avgjerd Automatiserte avgjerder Kommunen har for tida inga saksbehandling/vedtak som er basert på automatiserte avgjerder. Informasjonskapslar Vår bruk av informasjonskapslar Kommunen sine nettsider brukar informasjonskapslar for å tilby deg tilpassa nettenester og gi deg ei god brukaroppleving. Ein informasjonskapsel er ei lita tekstfil som blir lagra på maskina di. Sikkerheit ved behandlinga Korleis tar vi vare på personopplysningane dine? Kommunen har plikt til å syte for at personopplysningane dine blir behandla på ein sikker måte. Bjørnafjorden kommune beskytter opplysningane på forskjellige måtar, for eksempel gjennom tilgangskontroll, brannmurar og jamleg opplæring av tilsette. Vi har i tillegg beredskapsplanar for å minimere eventuelle skader dersom noko skulle gå gale. Kommunen sine tekniske sikkerheitsløysingar skal sikre at: Uvedkommande ikkje får tilgang til opplysningane dine Opplysningane om deg er tilgjengelege når det er behov for dei Opplysningane ikkje kan endrast eller bli manipulerte etter registrering Organisasjonen og systema er motstandsdyktige, og kan gjenopprette normaltilstand raskt ved uventa hendingar Kva rettar har du? Innsyn i personopplysningar Når kommunen behandlar personopplysningar om deg, har du rett til å vite kva for opplysningar som blir behandla, kva opplysningane blir brukte til og kor lenge dei blir lagra. Når du vender deg til oss, vil vi svare deg så fort som mogeleg, og seinast innan 30 dagar. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 15 og Datatilsynets nettsider om retten. Retting av personopplysningar Dersom våre opplysningar om deg ikkje er riktige, har du rett til å få korrigert desse. Det gjeld også dersom vi ikkje har fullstendige opplysningar om deg. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 16 og Datatilsynet sine nettsider om retten. Sletting av personopplysningar Du kan ha rett til å få sletta opplysningane om deg sjølv. Dersom du meiner kommunen registrerer informasjon om deg som ikkje er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir sletta. Dette gjeld ikkje dersom opplysningane skal oppbevarast i samsvar med anna lovgiving, til dømes arkivlova. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 17 og Datatilsynet sine nettsider om retten. Avgrensa behandling av personopplysningar I visse tilfelle kan du også krevje at behandlinga av personopplysningane dine blir avgrensa. Dette kan til dømes vere fordi du meiner at personopplysningane dine ikkje er riktige, og det vil ta tid å vurdere dette. Avgrensing av opplysningane inneber at personopplysningane som blir samla inn ikkje lenger kan bli behandla, men framleis lagrast. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 18 og Datatilsynet sine nettsider om retten. Dataportabilitet For enkelte behandlingar, kan du ha rett til såkalla dataportabilitet. Det vil seie at du kan krevje å få overført personopplysningane frå oss til nokon andre. Denne retten har likevel fleire unntak. Retten gjeld mellom anna ikkje dersom vi behandlar personopplysningane dine for å utføre ei oppgåve i allmenheita si interesse eller vi utøver offentleg myndigheit. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 20 og Datatilsynets nettsider om retten. Protest mot behandling av personopplysningar Du kan protestere på at vi behandlar opplysningar om deg. Retten din gjeld ikkje i dei tilfella der vi behandlar personopplysningar om deg for å utføre ein avtale du har med oss, eller som vi er lovpålagt å behandle. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 21 og Datatilsynets nettside om retten. Klage Du kan klage til Datatilsynet viss du ikkje er fornøgd med korleis vi behandlar personopplysningane dine, eller du meiner behandlinga strir mot personvernreglane. Informasjon om korleis du går fram for å klage, finn du på nettsidene til Datatilsynet Slik kan du få vite meir om kva rettar du har Send førespurnad om rettane dine til: E-post: post@bjornafjorden.kommune.no Brev: Bjornafjorden kommune, postboks 24, 5649 Eikelandsosen Merk skrivet ditt: «Personvernerklæring – rettar» Kommunen vil be deg om å bekrefte identiteten din, eller å oppgi ytterlegare informasjon før vi behandlar førespurnaden din. Dette gjer vi for å vere sikre på at du er den du seier, og at ingen andre gir seg ut for å vere deg. Alle kommunen sine saksdokument er som hovudregel offentlege. Send difor ikkje e-post til kommunen med informasjon som du ikkje ønskjer skal bli allment kjent. Kommunen er etter arkivlova forplikta til å føre offentleg journal. I journalen skal all korrespondanse til og frå kommunen førast opp. For meir informasjon, sjå: personvernforordninga artikkel 12 og personopplysningsloven § 12. Protokoll over behandling av personopplysningar Kva er ein protokoll over behandling av personopplysningar? Bjørnafjorden kommune har plikt til å føre oversikt over behandlingar av personopplysningar som blir utført under vårt ansvar. Dette inneber at kommunen skal ha oversikt over alle måtar vi behandlar personopplysningar. Kommunen skal vere open i behandling av personopplysningar, og vi publiserer difor behandlingsprotokollar som gir oversikt over vår behandling av personopplysningar. I enkelte tilfelle har vi grunn til å unnta deler av protokollen frå offentlegheita, til dømes av sikkerheitsmessige årsaker. Enkelte protokollar som blir publiserte vil derfor ikkje vere fullstendig utfylte. Behandlingsprotokollar i Bjørnafjorden kommune Informasjon om all behandling av personopplysningar som skjer i kommunen, framgår av protokollar for behandlingar av personopplysningar. Protokollane inneheld følgande informasjon om behandlingane av personopplysningar: Kven er ansvarleg for behandlinga i kommunen Kva verksemd behandlinga gjeld Kva behandlinga gjeld Føremålet med behandlinga Kategoriar av registrerte personar det blir behandla personopplysningar om Kategoriar av personopplysningar som blir behandla Informasjon om kor opplysningane kjem frå Informasjon om kategoriar av kven som eventuelt mottar opplysningane frå kommunen Skildring av kommunen sitt behandlingsgrunnlag, samt eventuelt supplerande rettslege grunnlag Informasjon om sentrale system som blir nytta i behandlinga Informasjon om planlagte tidsfristar for sletting av personopplysningar Informasjon om eventuelle spesielt relevante tekniske og organisatoriske sikkerheitstiltak Informasjon om behandlinga er venta å innebere ei høg personvernrisiko Informasjon om eventuelle databehandlarar som behandlar personopplysningane på vegne av kommunen Namn og kontaktopplysningar til felles behandlingsansvarleg, der det er relevant Namn på eventuelt tredjeland eller internasjonale organisasjonar som personopplysningane blir overførte til, der det er relevant Skildring av nødvendige garantiar ved overføring til tredjeland eller internasjonale organisasjonar, der det er relevant Dersom du ønskjer informasjon som framgår av kommunen sine protokollar over behandlingar av personopplysningar, kan du vende deg til kommunen og be om å få tilsendt ein kopi av den aktuelle protokollen. Kontakt: E-post: post@bjornafjorden.kommune.no Brev: Bjornafjorden kommune, postboks 24, 5649 Eikelandsosen Telefon: 56 57 50 00 Kor lenge lagrar vi personopplysningane? Kor lenge lagrar vi personvernopplysningar? Vi lagrar personopplysningar om deg så lenge det er nødvendig for det føremålet personopplysningane blei samla inn for. Dette betyr at personopplysningar vi behandlar for å oppfylle lovpålagte plikter, blir lagra så lenge lovheimelen krev det. Til dømes kan bestemmingar i arkivlova påverke kor lenge personopplysningar om deg blir lagra. Dersom vi behandlar personopplysningar om deg med grunnlag i ditt samtykke, vil vi slette opplysningane om deg viss du trekker tilbake samtykket. Kven er behandlingsansvarleg? Behandlingsansvarleg og kontaktinformasjon Behandlingsansvarleg er den som bestemmer føremålet med behandlinga av personopplysningar. I Bjørnafjorden kommune er kommunedirektøren behandlingsansvarleg. Det daglege ansvaret ligg til kvar enkelt sektor. Behandlingsansvarlege sin kontaktinformasjon: E-post: post@bjornafjorden.kommune.no Brev: Bjornafjorden kommune, postboks 24, 5649 Eikelandsosen Telefon: 56 57 50 00 Personvernombod Personvernombodet si rolle Bjørnafjorden kommune har eit personvernombod som du kan kontakte dersom du har spørsmål om kommunen si behandling av personopplysningar. Personvernombodet har ei uavhengig rolle, og skal passe på at kommunen behandlar personopplysningar i tråd med personvernregelverket. Kontakt personvernombodet Du kan kontakte personvernombodet i Bjørnafjorden kommune på: E-post: personvern@bjornafjorden.kommune.no. Telefon: 55 56 55 56 (sentralbord). Spør etter personvernombodet. Sist endra 30.04.2021 11:01